Wozu braucht es eigentlich noch Projektmanagement?

In den strategischen Zielen von ambitionierten Unternehmen werden viele Elemente der Veränderung formuliert, beispielsweise Steigerung des Marktanteils, Kostenreduktion oder Erhöhung der Mitarbeiterzufriedenheit. Um die strategischen Ziele umzusetzen, werden Projekte initiiert.

Alle repetitiven Arbeiten entlang der Wertschöpfungskette laufen hingegen im operativen Regelbetrieb. Hier finden wenige oder nur graduelle Verbesserungen statt. Da der Regelbetrieb üblicherweise kostenoptimiert ist stehen hier nur wenige Kapazitäten zur Umsetzung von Veränderungen bereit.

Jedwede Aktivität, die in einer Organisation ausgeführt wird, sollte auf die Erreichung strategischer Ziele ausgerichtet sein – alles andere ist Verschwendung. D.h. jeder Handschlag dient entweder der Fortführung des operativen Geschäftsbetriebs oder der Umsetzung von Veränderungen. Dadurch werden Teamziele erreicht, die wiederum auf die Ziele der Abteilung, des Bereichs und letztlich der Gesamtorganisation einzahlen (fixiert in den Zielvereinbarungen von CEO und CFO, dazu später mehr).
 

Aber was ist ein Projekt genau? 

Bei einem Projekt wird ein einmaliges Ziel innerhalb zeitlicher und finanzieller Grenzen umgesetzt. Projekte sind somit ein Vehikel, um Veränderungen durchzuführen. Auch wenn es in einigen Organisationen andere Namen dafür gibt, z.B. Initiativen, Themes, Epics, Change, so sei hier im Folgenden alles Projekt genannt.

In dieser Zielkaskade ist somit jede noch so kleine oder große Initiative ein Projekt, solange es sich nicht einer operativen Regeltätigkeit zugeordnet werden kann, und mit einem definierten Umfang auf übergeordnete wichtige Ziele der Organisation einzahlt. 

Beispielsweise wird durch ein Projekt zur Automatisierung einer Excel-Abfrage ein wichtiges Ziel im Team Mahnwesen umgesetzt; dieses leistet einen Beitrag zur Digitalisierung der Buchhaltung; und die Umsetzung dieser Projekte leisten wiederum einen wichtigen Beitrag z.B. zur Erreichung eines strategischen Ziels zur Kostenreduktion 

Das größte Risiko ist mangelndes Projektmanagement

Wenn die Umsetzung von Projekten einen solch großen Anteil an der Erreichung des Geschäftserfolgs hat, ist gutes Projektmanagement eine lohnende Investition. Unabhängig davon, ob lineare, agile oder hybride Methoden eingesetzt werden: In allen Fällen ist eine effektive Steuerung erfolgskritisch. Denn wenn der Projektfortschritt durch mangelndes Projektmanagement dem Zufall überlassen wird, können wichtige Ziele nicht erreicht werden. Auch ein sehr schlankes Projektvorgehen kann bereits sehr wirksam sein und die Erreichung des avisierten Mehrwerts sicherstellen.

Leider sieht die Realität ganz anders aus. Das größte Projektrisiko eines jeden Projekts, ist schlechtes oder fehlendes Projektmanagement. Oft wird dann auf die Projektleitung geschimpft: Denn wenn etwas gut läuft, ist es einem großartigen Team zu verdanken; wenn etwas schlecht läuft, liegt es an der Projektleitung. Schlechtes Projektmanagement ist jedoch nie böse Absicht, sondern meistens fehlt schlichtweg die Erfahrung.
 

Warum scheitern viele Projektleiter:innen?

Um ein Projekt zu initiieren, braucht es Jemanden, die / der sich darum kümmert. Die erfahrenen Mitarbeitenden haben meistens keine Zeit. Denn da sie die viel Wissen haben, sind sie mit operativen Tätigkeiten voll ausgelastet oder sind bereits in anderen Projekten mehrfach überbucht. Und so werden solche Vorhaben oft (jungen) Kolleg:innen übertragen, die die Zeit erübrigen können. Das ist nicht per se schlecht, da dies auch ein Umfeld zum Wachstum und Entfaltung bietet. Schlecht ist, wenn diese Projektleiter:innen alleine gelassen werden und auf gut Glück versuchen die avisierten Ziele zu erreichen. Unter der Annahme, dass Projekte dazu dienen wichtige Veränderungen umzusetzen dürfen die Sponsoren nicht versäumen die neu ernannten Projektleiter:innen dazu angemessen zu befähigen.

Motivierte und ambitionierte Mitarbeitende übernehmen oft Projektverantwortung, um sich weiterzuentwickeln, die Sichtbarkeit zu erhöhen und ggf. einen nächsten Karriereschritt vorzubereiten. Auch wenn sie ihre bisherige Karriere wichtigen Erfolgen in ihrer fachlichen Expertise zu verdanken haben: Im Projektmanagement braucht es ein methodisch fundiertes Vorgehen, um die gesetzten Ziele zu erreichen. Fehlt diese Erfahrung und die Ziele werde nicht erreicht, kann es die Reputation der Mitarbeitenden schwer beschädigen, die Ergebnisse bleiben aus und die Organisation wird mit Mehrarbeit belastet. Auch hier liegt der Fehler bei den Sponsoren: Wenn sie unerfahrene Projektleiter:innen benennen und sie nicht methodisch befähigen stellen sie fahrlässig die Erreichung der Projektziele ins Risiko. 
 

Projektmanagement ist einfach

Dabei kann es so einfach sein. Vom Bau der Pyramiden von Gizeh bis zum Flughafens Berlin-Brandenburg, von der Entdeckung der ersten Pockenimpfung bis zur Genschere CRISPR/Cas, vom Zuse Z3 bis zum iPhone: Es ist Jahrhunderte altes Wissen um gutes und schlechtes Projektmanagement verfügbar. Es gibt zahlreiche Projektmanagement-Vorgehensmodelle, in denen dieses Wissen gebündelt wird. 

Es kommt auf das Anwendungswissen an

Dabei ist es nicht zwingend notwendig alle Modelle bis in die Tiefe zu studieren. Letztlich kommt es darauf an, die richtigen Methoden richtig anzuwenden und in die Praxis zu übertragen.

Wer unbedarft ein Projekt übernimmt, wird mit gesundem Menschenverstand durch Versuch und Irrtum vielleicht einige Projektziele erreichen. Aber die meisten werden daran scheitern. Wer die Methodik lernt und evtl. eine PM-Zertifizierung ablegt, steigert die Chancen auf eine erfolgreiche Umsetzung. Allerdings führt die fehlende Praxiserfahrung zu einigen Reibungsverlusten. Die Praxiserfahrung kann gesammelt werden indem man erfahrene Experten begleitet, oder starke Mentoren hat, oder einen Coach bei der passgenauen Anwendung der PM-Methoden nutzt. Neben dem methodischen Basiswissen maximiert die Projektpraxis die Chancen auf den Projekterfolg und damit auch die Chancen auf die Erreichung der persönlichen Entwicklungsziele. 
 

Der Wirkbereich im Projektmanagement

Projekte werden durchgeführt um Ziele zu erreichen, die größer sind als das Projekt selbst. Bei einem Kosteneinsparungsprojekt werden beispielsweise € 100.000,- eingesetzt, um durch Prozessautomatisierungen über 5 Jahre € 1.000.000,- einzusparen; eine neue Regulierung wird umgesetzt, um künftig weiterhin den Geschäftsbetrieb aufrecht erhalten zu können; eine neue Online-Marketingstrategie wird entwickelt, um die Reichweite zu erhöhen und letztlich den Umsatz zu verdoppeln. (zur Reichweite von Projekten, siehe hier)

Das bedeutet, der Projektaufwand ist nur der sichtbare Teil des Eisbergs; der wahre Wert des Projekts ist um ein Vielfaches größer. Und ein schwaches Projektmanagement erhöht das Risiko an einem Projekt Schiffbruch zu erleiden. Denn wenn die Ergebnisse, die auf die Organisation wirken sollen, ausbleiben, hat das verantwortliche Management nicht nur Arbeitskraft und Projektbudgets verschwendet und die Karriere der besten Talente aufs Spiel gesetzt, sondern muss sich dazu noch dafür verantworten den Nutzen der Projekte nicht realisieren zu können. D.h. strategische Ziele werden nur erreicht, wenn Projekte gut und erfolgreich umgesetzt werden.
 

Die Investition in gutes Projektmanagement zahlt sich aus!

Durch Projekte werden wichtige geschäftskritische Ziele von Organisationen umgesetzt. Die Initiierung eines Projekts ist bereits ein Mittel um das Umsetzungsrisiko zu reduzieren. Denn dadurch wird ein Fokus auf ein Ziel geschaffen, das im Regelbetrieb sonst untergeht.  

Projekte sind eine Investition in die Zukunft. Der Mehrwert, der dadurch erreicht wird, soll die Investition in das Projekt um ein Vielfaches übersteigen – sonst würde man das Projekt nicht durchführen. Da ist es unverständlich, warum für ein Projekt mit einem Effekt von mehreren Millionen Euro oftmals auf ein professionelles Projektmanagement verzichtet wird - um Kosten einzusparen? Wenn das Projektergebnis dadurch ins Risiko gestellt wird, ist das im Gegenteil keine Kosteneinsparung, sondern unverhältnismäßige Verschwendung.  

Und trotzdem ist allerorten zu beobachten, dass einfach zu erlernende Methoden des Projektmanagements nicht zur Anwendung kommen. Oftmals fehlt es schlichtweg an Wissen und noch öfter an Erfahrung. Damit wird die Investition – und noch schlimmer – die Erreichung der beabsichtigen Projektergebnisse fahrlässig dem Zufall überlassen.

Dabei ist ein wirksames Projektmanagement einfach: Es sind immer wieder die gleichen Prinzipien, die zu beachten sind, diese sind einfach zu erlernen und einfach umzusetzen. Was schwer ist, ist diese Prinzipien kontinuierlich in der Praxis umzusetzen. Hier kann eine Ausbildung der Projektleitung und eine Beratung zum Design einer schlanken Projektsteuerung oder die Begleitung erfahrener Projektcoaches oft Wunder wirken. Das sind wesentlich kostengünstige Maßnahmen zur Investitionssicherung und Risikosteuerung als auf Projektmanagement-Expertise zu verzichten.